.png_400_400_d0bb40e0875a4471563e804af4a4e376.png)
Napadlo vás, že prostě zadáte do vyhledávače požadavek
„Jak poptat event agenturu?“
a doufáte, že na vás vykoukne jednoduchý checklist čeho se držet?
My to zkusili a žádného velkého pomocníka jsme tedy nenašli.
Tak jsme vám ho vyrobili!
Připravili jsme pro vás seznam věcí, na které byste při hledání nové agentury, která má pořádat vaší menší či větší akci, neměli přehlédnout, abyste za své peníze dostali maximum.
1. Reference jsou alfou a omegou
Obhlídněte trh a hledejte to pravé pro vás.
Podívejte se na již pořádané akce u firem, které znáte nebo jiné,
které vám pozitivně utkvěly v paměti. Kdo je pořádal?
Nesahejte hned po té první,
kterou vám nabídne internetový vyhledávač.
Udělejte si alespoň rychlou představu o trhu.
Dobře se podívejte na zkušenosti a akce,
které již za sebou agentura má. Klidně do toho vyhledávače
ještě jednou zadejte název agentury, ať vidíte i informace
o akcích například na webových stránkách klientů.
Čím déle na trhu a větší škála služeb, tím lepší. Každý nějak začínal, ale zrovna tady nechcete zkoušet, zda jedna z vašich nejdůležitějších akcí se agentuře „z obýváku“ s dvěma zkušenostmi zrovna náhodou povede.
Ruku v ruce se zkušenostmi jdou i kontakty. Ty, které už mají něco za sebou, drží na svých seznamech stovky umělců, dodavatelů i míst, a mnohdy vám jen oni dokážou právě po těch letech domluvit mnohem lepší cenu a podmínky.
Pozor na vymazlený web plný nicneříkajících hesel, když v referencích žádné skvělé akce nejsou. Taková fotogalerie a reference od zákazníka je více než tisíc slov.
Hodně napoví i profily agentury na sociálních sítích. Uvidíte, jak přistupují ke svému byznysu jako celku
2. Připravte se na schůzku
Pokud už máte představu o tom, kolik takový event stojí, připravte si budget.
Jestli budget na začátku ještě neřešíte, ale chcete představu a cenovou nabídku od agentury, napište si pár bodů, co byste si určitě přáli.
Zamyslete se nad tím, co vám má event přinést. Zvýšení povědomí o značce? Představení nového produktu? Setkání zaměstnanců a poděkování za jejich práci? Nebo vánoční večírek pro VIP klienty?
Vždy přemýšlejte o preferencích vašich hostů. Zvete klienty, kteří téměř nesundají oblek? Nebo je to akce pro zaměstnance, kde budete mít management i kolegy z dělnických profesí?
Počet hostů je jednou ze základních informací. Kreativní oddělení o 20 lidech? Nebo Family day pro dvě stovky? Představa vedení vs. zaměstnanci. Ano, i toto je velmi zásadní při plánování. Dejte si čas a poptejte se u vašich plánovaných hostů, co by pro ně bylo nejpříjemnějším řešením i programem. Tady se opravdu vyplatí trochu poodstoupit jen od vlastní představy.
3. Zapojení interních lidí do pořádání
- Buďte prosím otevření radám a zkušenostem agentury. Vaše představa a reálné možnosti pro úspěch se mohou lišit.
- Pokud nemáte v řadách člověka, který má za sebou již nějakou větší zkušenost, poraďte se s agenturou jakou produkční roli bude přesně hrát.
- Už máte ostříleného odborníka mezi zaměstnanci? Dopředu si stanovte hranice a průběh spolupráce, ať je vše k vaší spokojenosti.
4. Poslouchejte
- Zkušenosti agentury jsou vážně k nezaplacení. Stejně jako jste vy odborníky ve svém oboru, oni kralují tomu eventovému.
- Nemusíte hned odcházet od svých plánů, ale vyslechnout si jak například taková akce vypadala jinde, může při vašem rozhodování velmi pomoct.
5. Příprava průběhu
a jeho úpravy za pochodu
Ve zkratce se celá příprava skládá z těchto částí:
- Z první schůzky, kde si řeknete své požadavky a očekávání.
- Pak vám agentura připraví návrhy eventu a rozpočet.
- Celý návrh a průběh vám odprezentují.
- Poté si návrh doladíte, abyste byli maximálně spokojeni
a uděláte případně i úpravy v rozpočtu. - Přichází na řadu schválení finálního eventu.
- A už se těšíte na realizaci.
Zvolte si zodpovědnou kontaktní osobu, která bude
při přípravách parťákem pro agenturu. Občas je potřeba
něco v průběhu upravit (Nedaří se předpovědi počasí.
Změnili se vám počet hostů nebo cokoliv jiného.)
a agentura vám vždy doporučí, co právě v dané chvíli dělat.
Základem je být v komunikaci oběma směry otevření.
6. Krizový plán
- Zkušená agentura má vždy krizový plán. I kdyby ho nemusela použít, má ho připravený a okamžitě ví, kam sáhnout a komu zavolat. Může jít o počasí, technické problémy nebo vašeho nemocného šéfa, který měl pronést hlavní proslov.
- Může se i stát, že vám na akci dorazí problémový klient a bude potřeba s ním velmi diplomaticky vyjít.
7. Jak zapojit vedení?
- Buďte k agentuře upřímní. Potřebujete podpořit osobní PR? Nebo ten den chcete být jen v pozadí? Toto vše je velmi důležité, aby všichni při přípravě a realizaci věděli, kdo má jakou roli a kdo nemá být vynechaný. Čím konkrétnější, tím lepší. Tady není na místě: „To se nějak udělá.“ nebo „Nějak to dopadne, uvidíme.“
- Jako vedení společnosti jste na eventu v důležité roli a dobrá agentura vám přesně poradí, kde být, co říct a také co si na takovou akci obléct, pokud je trochu méně tradiční, než na co jste zvyklí.
8. Kde nešetřit?
Nechte si, prosím, poradit. Zkušená agentura ví, že funkční a správně nastavená aparatura je základ celého programu, že catering se nemá podhodnotit nebo jak si poradit s věkovým rozdílem návštěvníků.
I když děláte event pro veřejnost a ne pro zaměstnance, věnujte pozornost interní komunikaci a informacím i dovnitř firmy včetně fotogalerie a smyslu akce.
Že stačí poslat pozvánku hostům a máte hotovo?
Zkuste být osobní a věnovat se pozvání, připomínce a po akci i zpětné vazbě a poděkování.
Nepodceňujte jakýkoliv záznam.
Fotografie i video můžete využít v externí i interní komunikaci opakovaně.
9. Správné vyhodnocení
Neoddalujte zpětnou vazbu a vyhodnocené celé akce. Buďte upřímní, ale zároveň sebekritičtí. Proberte si akci detailně a z každé její části, ať víte, kde příště něco změnit a co se naopak osvědčilo.
10. A co příště?
Procházíte se po place svého eventu a říkáte si, jak se vše povedlo a že z toho uděláte tradici? Není nic lepšího. Začněte právě feedbackem, ať si můžete vy i agentura říct, jak by mohla akce vypadat příště. Pokud máte akci ve velmi frekventovaném období (například: Family Day před létem, ples v plesové sezóně nebo večírek na konci roku) bude nejlepší, když začnete termín pro další akci řešit s agenturou již teď.
A nejdůležitější věc na závěr.
Vybrali jste tedy agenturu správně?
KONTAKTUJTE NÁS
